Business : comment organiser un évènement de qualité

Si vous travaillez dans le domaine de l’organisation d’événements, mais si vous souhaitez aussi mettre en place un happening pour lancer votre entreprise, vous aurez peut-être besoin de quelques conseils. C’est pourquoi, aujourd’hui, je vais vous aider en vous donnant quelques conseils précieux qui vous permettront de réussir et de faire décoller votre entreprise – soyez-en sûr ! Et par-dessus tout, quel est votre niveau d’anglais commercial ?

Business : comment organiser un événement réussi

Élaborer un business plan

Avant de vous emballer ou de vous enthousiasmer pour votre nouvelle entreprise, il y a une chose que vous devez faire : établir un business plan. Ces conseils sont valables pour tous les secteurs et pour tous ceux qui veulent donner un coup de fouet à leurs affaires et à leur carrière.

Cela vous aidera à fixer des objectifs et des stratégies, à définir des processus et des outils, et à évaluer les concurrents et le marché dans votre domaine d’intérêt. En pratique, une fois business plan élaboré, vous aurez un aperçu suffisamment large mais en même temps précis de ce qu’est et pourrait devenir votre entreprise dans quelques années de travail.

Identifiez vos concurrents

La concurrence a toujours existé dans n’importe quel secteur. Mais le secteur de l’organisation d’événements est particulièrement compétitif et se caractérise par un grand nombre d’acteurs qui travaillent beaucoup, même au niveau local. Ces derniers, en particulier, se heurtent souvent les uns aux autres, précisément parce qu’ils sont experts du tissu local et des dynamiques territoriales. C’est pourquoi vous devez commencer à examiner de près vos concurrents locaux : essayez de comprendre ce qu’ils font différemment, comment ils le font et quels résultats visent-ils ? 

Le conseil

Vous pouvez demander aux agences établies qui opèrent dans votre région mais qui ne participent pas aux événements de vous parler de leur travail : agences de mannequins, de restauration ou autres. Vous obtiendrez ainsi de nombreux conseils sur la dynamique locale, qui seront très utiles pour votre entreprise, sans déranger votre groupe cible potentiel ou vos concurrents.

Choisir le bon emplacement

La clé d’un événement réussi est le lieu : peu importe la qualité de l’orateur ou du groupe sur scène si les invités sont à l’étroit, ont froid ou n’aiment pas le lieu, l’évènement ne sera pas une grande réussite. 

Qu’il s’agisse d’un concert ou d’une convention d’entreprise, il est important que le lieu choisi soit proche des gares, des arrêts de bus et des transports en général : en un mot, il doit être accessible. Si vous organisez l’événement du siècle mais que vous choisissez un lieu difficile d’accès, vous pouvez être sûr que la fréquentation sera très faible !

Le conseil

Lorsque vous choisissez un lieu pour un événement, mettez-vous toujours dans la peau d’un participant et non d’un organisateur. Par exemple, la première fois que vous vous rendez sur place, ne prenez pas la voiture, mais essayez de faire le même trajet qu’un visiteur, par exemple en utilisant les transports en commun. S’il est difficile de se rendre à l’endroit désigné, essayez d’organiser une navette ou… laissez tomber !

Tenir compte de tous les facteurs

Les autres facteurs à prendre en compte sont : la compétence, le professionnalisme et la courtoisie du personnel (si vous n’avez pas à vous en occuper vous-même), la propreté et l’état des toilettes et la première impression donnée de l’extérieur. En outre, malgré toutes les inspections initiales, veillez à souscrire une bonne police d’assurance pour vous protéger en cas de dommages à l’installation, aux personnes ou aux biens !

Le conseil

Si vous souhaitez économiser un peu d’argent, renseignez-vous pour savoir s’il est possible de réserver le lieu pour plusieurs occasions. Si, par exemple, vous organisez 4 à 5 événements par an avec des thèmes différents (et des groupes cibles différents), vous pouvez envisager de réserver d’un coup et d’obtenir une bonne réduction ! Ainsi, vous pourrez même réutiliser les raccords et économiser de l’argent sur ceux-ci.

Oui, oui, oui

Le marché de l’organisation d’événements tourne autour d’une chose : faire en sorte que les gens se sentent bien dans leur peau grâce à une bonne nourriture, un bon divertissement et un niveau de service impeccable. Les organisateurs d’événements ne doivent jamais dire “non”, même aux demandes les plus étranges : un bon organisateur d’événements est toujours prêt, face à n’importe quelle éventualité. Même les pires !

Toujours tenir compte du temps

Si l’endroit que vous choisissez est un club ou une salle de spectacle, il est bon de toujours vérifier l’heure de fermeture et de convenir avec le propriétaire de la durée de votre séjour. Interrompre une soirée qui était sur le point de décoller à minuit n’est certainement pas une bonne idée !

Non, non, non

Lorsque vous commencez à voir les premiers fruits et les premières reconnaissances apparaître vis-à-vis de votre entreprise, la tentation d’accepter n’importe quoi vous guettera de plus en plus. Malheureusement, c’est la plus grosse erreur que vous puissiez faire ! L’organisation d’événements est, en effet, un secteur où les recommandations et le bouche-à-oreille comptent beaucoup : si les choses se passent bien, c’est une bonne chose ; sinon… une catastrophe ! 

N’ayez donc pas peur de refuser certaines propositions : si vous pensez qu’un travail est trop important (et pour lequel vous ne pensez pas avoir les possibilités financières, organisationnelles et personnelles) ou trop éloigné de votre domaine de compétence, n’ayez pas peur de dire “non”. Malheureusement, dans ce secteur, faire une erreur ou un flop peut sérieusement compromettre votre réputation à jamais.