Ecrire un mail en anglais : ce qu'il faut savoir !

Aujourd’hui, que ce soit dans le monde professionnel, le monde des études ou même dans sa vie personnelle : savoir écrire un mail en anglais est essentiel !

L’important dans la rédaction d’un mail en anglais, c’est bien entendu la structure du mail mais aussi le registre de langue : il faut faire attention à ne pas être trop familier dans un contexte professionnel, et vice-versa.

Dans cet article, nous allons tout vous expliquer pour bien rédiger un email en anglais : la structure, l’objet, les formules de politesse…et nous finirons par un exemple pour vous aidez 🚀

Écrire un email en anglais : nos conseils

Voici tout d’abord quelques conseils pour écrire un bon email en anglais :

👋 Commencez avec une salutation claire et professionnelle en anglais, avec si possible le nom du destinataire

📝 Indiquez clairement dans l’objet du mail en anglais le sujet de l’email

✍️ Faites attention aux fautes de grammaire, de ponctuation et d’orthographe

💼 Utilisez un ton professionnel et évitez d’utiliser un langage trop familier ou des mots d’argot

🗂️ Donnez toutes les informations et détails nécessaires pour appuyer la raison de l’ e mail

🙏 Finissez l’ email de façon professionnelle et utilisez des formules de politesse en anglais

✒️ Il faut inclure une signature professionnelle et claire qui indique votre nom et prénom, votre poste, ainsi que des informations pour vous contacter comme votre numéro de téléphone portable, ou un autre adresse e mail

👀 Relisez plusieurs fois votre email en anglais afin d’éviter les erreurs ou fautes d’orthographes.

Rédiger un e-mail professionnel en anglais : comment le structurer

La plupart des e mails en anglais bien rédigés sont structurés comme cela :

1- Introduction – La raison pour laquelle vous écrivez votre e mail en anglais

2- Détails – Une explication de ce que vous souhaitez obtenir.

3- Conclusion/Prochaines étapes – Ce que vous aimeriez voir se produire à l’avenir

Formule de politesse en anglais dans un mail : ce qu’il faut savoir

Lors de l’ écriture d’un courrier électronique en anglais, il est important de bien soigner l’ouverture afin de donner envie au destinataire de lire votre email ainsi que de donner une bonne impression dans la première prise de contact.

Nous vous conseillons de commencer votre email en anglais par des formules de politesse telles que :

✅ To whom it may concern

✅ Dear Mr./Ms./Mrs.

✅ Dear Sir /Madam

N’hésitez pas également à utiliser le nom ou le prénom du destinataire de votre email si vous en avez connaissance.

Si vous écrivez à une équipe, vous pouvez également commence par :

✅ Hello team!

✅ Good morning/evening everyone,

Introduction/Ouverture

La façon dont vous allez commencer votre mail en anglais va dépendre de votre requête. Pour une introduction standard vous pouvez utiliser :

✅ I am pleased to inform you… (je suis heureux/heureuse de vous informer que…)

✅ I’m writing to let you know that/inform you that/to request/to enquire about… (je vous écris pour vous faire savoir/informer/demander…)

✅ I’m writing to confirm that… (je vous écris pour confirmer que…)

✅ I am writing to you on behalf of… (je vous écris de la part de…)

✅ I’m contacting you about… (je vous contacte par rapport à…)

✅ I recently read/heard about … and I would like to… (j’ai récemment lu/entendu que…et j’aimerais que…)

✅ I hope this message finds you well (j’espère que vous allez bien)

Référence à un précédent contact ou échange

Dans le cas où le destinataire et vous même avez déjà échangé des e mails et que vous voulez lui répondre en anglais, vous pouvez utiliser ces formules dans votre mail :

✅ With reference to our phone conversation… (suite à notre conversation téléphonique)

✅ In reply to your request… (pour répondre à votre demande)

✅It was a pleasure meeting you last month in London. (c’était un plaisir de vous rencontrer le mois dernier à Londres)

✅ Thank you for contacting us. (merci de nous avoir contacté)

✅ I am writing in reference to… (je vous écris suite à…)

Formuler une demande à l’ écrit

Pour demander quelque chose à quelqu’un, que ce soit une réunion, ou un rapport par exemple, vous pouvez utilisez ces phrases :

✅ Would it be possible for you to… (serait-il possible de…)

✅ We would appreciate it if you could… (nous apprécierons si vous pouviez…)

✅ Could you please send me… (pouvez-vous m’envoyer…)

✅ Could you please tell me if… (pouvez-vous me dire si…)

✅ Would you be so kind as to… (auriez-vous l’amabilité de…)

✅ I would be grateful if you could… (je serais reconnaissant.e si vous pouviez…)

Donner de mauvaises nouvelles

Il est pour tout le monde un peu difficile d’annoncer des mauvaises nouvelles par mail, et il peut être un vrai challenge de le faire dans une langue qui n’est pas notre langue maternelle.

Voici comme on annoncerait une mauvaise nouvelle dans un mail en anglais :

✅ We regret to inform you that… (nous regrettons de vous informer que…)

✅ I’m afraid it would not be possible to… (je crains qu’il ne soit pas possible de…)

✅ After careful consideration we have decided not to… (après mûre réflexion, nous avons décidé de ne pas…)

Fin

Avant votre signature à la fin du mail, vous pouvez utiliser une formule de politesse comme :

✅ Sincerely,

✅ Best regards,

✅ Thank you,

✅ Yours faithfully,

✅ Regards

Un exemple de mail en anglais professionnel :

Voici un petit exemple de rédaction d’un mail en anglais dans un contexte professionnel en entreprise :

To whom it may concern,

I hope this message finds you well. I am writing to request a meeting with you to discuss our business strategy for the upcoming months.

As the year is coming to an end, I believe it would be beneficial for us to discuss our marketing plan to start the new year in the right way. I have some ideas and suggestions that I would like to share with you and hear your thoughts on the matter.

Would it be possible to schedule a meeting with you sometime next week? I am available on :

– Tuesday 3rd from 2-3pm

– Thursday 5th from 10-11am

– Friday 6th from 4-6pm

If these times do not work for you, please let me know and we can find another time that works for both of us.

To finish, please find attached last quarter’s financial report.

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.

Best regards,

John Underhill

Business Developer

+44 0756189465

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