Ogni azienda ha bisogno di un reparto di segreteria che si occupi della propria gestione amministrativa, lavorando “dietro le quinte” di coloro che, invece, si occupano di farne crescere il fatturato. Questo, ovviamente, comprende anche le multinazionali che hanno filiali in ogni paese del mondo. Oggi parliamo infatti di uno dei tanti sbocchi professionali in lingua: sei alla ricerca di una posizione in campo amministrativo (administrative office) e magari vuoi sapere come diventare segretari in multinazionali avendo dalla tua una adeguata conoscenza della lingua inglese, questa è un’occasione che devi necessariamente sfruttare!
I ruoli e le skills per diventare segretari in azienda
Un prerequisito irrinunciabile, vien da sé, è saper comunicare in questa lingua straniera, meglio ancora se grazie a un corso di Business English. Essendo l’inglese la lingua internazionale, quando l’azienda ha dipartimenti in tutto il mondo, l’unico modo per poter mettere in comunicazione i propri dipendenti è proprio che parlino tutti in inglese.
Non immaginiamo però di dover essere degli esperti nel vocabolario del cosiddetto corporate English! Certo, se è questo è il nostro caso non potrà che giovarci, ma chi lavora in segreteria avrà a che fare con una terminologia ben determinata, che si incrocerà solo occasionalmente con quella business.
Se vuoi sapere come diventare segretari in multinazionali, devi anche ricordare che ogni azienda tende, inoltre, ad avere una propria “lingua interna”, fatta di vocaboli che difficilmente si conoscono all’esterno di questo contesto. Le aziende lo sanno, quindi fra le principali skills per diventare segretari in azienda è essenziale innanzitutto una buona padronanza dell’inglese in modo da saper gestire la comunicazione coi propri colleghi o fornitori esteri; tutto ciò che riguarda il dettaglio della materia che andranno a trattare verrà insegnato tramite corsi di formazione e/o verrà appreso sul campo man mano che si prende dimestichezza con la mansione.
Bisogna specificare un’ulteriore particolarità della segreteria amministrativa, ovvero la sua classificazione in ruoli diversi. Per farla molto breve, tutto ciò che non è business, che non genera un introito per l’azienda, rientra nell’enorme campo dei “servizi interni”.
Non esistono quindi solo la classica gestione degli uffici fisici in loco (Local Office Management) o da remoto (Remote Office Management), che sono le principali mansioni che vengono in mente quando si parla di segreteria amministrativa. Di questo reparto possono far parte anche le risorse umane (HR o Human Resources), gli acquisti (Procurement), il reparto di contabilità (AFM, ovvero Accounting and Finance), il reparto di supporto IT (IT Help Desk) o molto altro a seconda dell’impronta che l’azienda si è voluta dare internamente e del campo in cui opera.
Come diventare segretari in multinazionali
Sottolineiamo questo per dimostrare quanto, ancora una volta, avere una competenza specifica a seconda dei propri gusti e della propria inclinazione personale è doveroso, ma poterla accompagnare anche a una competenza linguistica moltiplicherà esponenzialmente le nostre possibilità di poterla mettere a frutto nel mondo del lavoro. Tieni a mente questa regola se vuoi sapere come diventare segretari in multinazionali! Per molte aziende è talmente importante che questi due aspetti coesistano che persino ai candidati con competenze linguistiche “meno forti” viene fornita una formazione linguistica interna, spesso affidata ad altri dipendenti della stessa azienda che hanno proprio quella specifica mansione.
Da questo si evince che anche l’insegnamento della lingua inglese può portarci a lavorare in una grossa azienda multinazionale, e anche tale mansione può rientrare nei compiti della figura di administrative officer, sempre per il discorso che facevamo prima sulla diversificazione che questo ruolo può avere a seconda delle peculiarità dell’azienda stessa.
In conclusione: non servono particolari titoli né skills per diventare segretari in azienda (per quanto averne non guasta mai), basterà saper dimostrare in sede di colloquio di padroneggiare la lingua in modo da saper sostenere una conversazione formale. Alle volte, persino una conversazione informale può bastare.
Le skills più importanti (lingua a parte) da avere sono più che altro le cosiddette soft skills, in questo caso una buona attitudine all’apprendimento, problem solving, capacità di ascolto e analisi, propensione alla proattività e capacità di adattarsi ai cambiamenti.
Non è infatti raro che chi inizia la propria carriera in segreteria come Local Office Manager possa decidere, a un certo punto, di voler cambiare mansione e diventare, per esempio, un HR Officer. L’importante è che abbia acquisito le competenze necessarie per farlo ma, sopratutto, che sappia gestire il proprio ruolo al meglio sapendo comunicare con i propri colleghi esteri in maniera efficace.
Erika A. – Teacher
