Nel mondo degli affari di oggi, non è necessario viaggiare e spostarsi in tutto il mondo per collaborare con persone di un altro paese. Grazie alla tecnologia moderna, le persone possono infatti dialogare da paesi diversi mettendosi in connessione gli uni con gli altri in un attimo, grazie soprattutto alle conference call in inglese. Tuttavia, passare da una telefonata in inglese, di solito gestita in un certo modo, a una conference call non è così scontato: quindi mettiti comodo e leggi i miei suggerimenti su come fare una conference call: la prossima che affronterai sarà un successo!
Come fare una conference call in inglese: i consigli utili per affrontarla con sicurezza.
A. Organizzarla bene.
Partecipare a una conference call non è così semplice come aprire il portatile, premere il tasto call e parlare. Ecco pertanto una serie di cose che dovrebbero essere fatte in anticipo per garantire una conversazione fluida:
- Conoscere bene i pulsanti della tastiera. Se hai bisogno di regolare il volume, cambiare la luminosità o disattivare l’audio, assicurati di non interrompere accidentalmente la chiamata o spegnere il PC.
- Imposta un’ora e una data precisa. Se sei tu a organizzare la chiamata, invia un’e-mail agli altri partecipanti per verificare l’ora e la data concordate.
- Conoscere il proprio PIN. Alcuni programmi di teleconferenza richiedono codici di accesso. Assicurati di aver scritto il tuo da qualche parte in modo da non essere escluso dalla chiamata.
- Recupera tutte le pagine web e i documenti di cui hai bisogno prima della chiamata. Se sai di dover utilizzare la condivisione dello schermo per mostrare i documenti ai partecipanti alla call, non perdere tempo a cercare di trovarli al momento. Sii il più efficiente possibile e gioca d’anticipo!
Frasi utili per chiedere la conferma di partecipazione alla telefonata:
- Does (l’ora) on (giorno) work for everyone?
- I’m sending this email to confirm the date and time of our upcoming call on (giorno) at (orario).
- Please reply to this email confirming that you will be available for a conference call on (giorno) at (orario). Thank you.
B. Sii puntuale e saluta le persone con entusiasmo.
Assicurati di avere il computer aperto e connesso almeno 5 minuti prima dell’ora per cui è stata programmata la chiamata. Devi fare una buona prima impressione, quindi assicurati di non far aspettare nessuno. Una volta iniziata la chiamata, saluta tutti educatamente. Iniziare la riunione in modo positivo e rispettoso aumenterà il coinvolgimento e l’attenzione da parte di tutti i partecipanti e farà in modo che tutti si sentano i benvenuti.
Frasi utili per salutare gli altri:
- Good morning/afternoon/evening, everyone.
- Hello, everyone! Let’s get started.
- Hello! I would like to thank everyone for attending today. Let’s begin, shall we?
C. Prepara una breve introduzione.
Questo punto è importante soprattutto quando alla call partecipano persone che non hai mai incontrato prima: non farti trovare impreparato a fai un’introduzione sul momento. Presentati bene: bastano 3 frasi di apertura, se necessario. È una buona idea includere il tuo nome, il tuo ruolo in azienda, il nome dell’azienda per cui lavori e come il tuo contributo sia essenziale per gli argomenti che andrete a trattare durante la conference call in inglese.
Esempio di introduzione:
- Hi, everyone! My name is _____. I work for (nome dell’azienda) as the (job title). My role in this project is to _______.
D. Utilizza il pulsante mute e partecipa alla conversazione in modo educato.
Non si sa mai quali distrazioni potrebbero sorgere inaspettatamente: un camion rumoroso che passa vicino al tuo ufficio, una telefonata sul cellulare personale che hai dimenticato di silenziare, i chiacchiericci di sottofondo da parte dei colleghi! Quando non tocca a te parlare, assicurati dunque di rimanere in silenzio.
Se vuoi aggiungere qualcosa o commentare la conversazione, ricordati di riaccenderlo, non interrompere gli altri e usa frasi educate.
Frasi per partecipare alla conversazione:
- Could I interrupt for a moment?
- Can I add something here?
- Could I jump in here for a second?
E. Prendi appunti e fai una lista di domande.
È facile convincere te stesso che ricorderai la maggior parte delle informazioni importanti trattate durante la conference call in inglese, ma al termine della chiamata potresti renderti conto che ti ricordi meno di quanto pensassi. Ecco perché è buona norma scrivere le domande che potrebbero venirti alla mente durante la chiamata; non sempre potresti essere in grado di intervenire, quindi è bene essere pronti quando arriverà il momento.
Frasi per fare domande:
- I would like to add/clarify something.
- I wanted to ask a few questions about what we have discussed today.
- Before we end, I have a few questions I’d like to ask.
La conference call in inglese: anche l’inglese professionale è fondamentale!
Grazie a questi consigli, farai una grande impressione durante la tua prossima conference call in inglese: non dimenticare però che, prima di tutto, è importante avere una buona conoscenza del business english ed è per questo che il mio consiglio è quello di frequentare un corso che ti prepari al meglio ad affrontare meeting e business conference.
